Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Definities en toepassingsgebied

Vocalsy is een dienst van IE Daniel Scognamiglio, eenmanszaak geregistreerd in Georgië, registratienummer 345818813, gevestigd te Bakhtrioni street N22, 0162 Tbilisi, Georgië (hierna "Vocalsy"). Contact: info@vocalsy.be.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle abonnementen en diensten van Vocalsy. De dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijke klanten (B2B). Door een abonnement af te sluiten aanvaardt de klant deze voorwaarden.

Artikel 2. De dienst

Vocalsy levert een telefoonassistent op basis van artificiële intelligentie die oproepen beantwoordt, informatie geeft en afspraken inplant volgens de configuratie die met de klant werd afgesproken.

Vocalsy verbindt zich tot een zorgvuldige configuratie en opvolging van de dienst. Dit is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis: de goede werking wordt met zorg nagestreefd, maar kan nooit absoluut gegarandeerd worden.

De assistent maakt zich in gesprekken kenbaar als digitale assistent wanneer daarnaar gevraagd wordt; transparantie naar bellers is een uitgangspunt van de dienst.

Artikel 3. Fair Use (Business)

Het Business-abonnement omvat een onbeperkt aantal oproepen binnen een beleid van redelijk gebruik: tot 1.000 belminuten per kalendermaand. Dat volstaat ruimschoots voor de overgrote meerderheid van de zaken.

Bij structurele overschrijding verwittigt Vocalsy de klant eerst en stelt een passende formule voor. Blijft de overschrijding aanhouden, dan kan het bijkomend verbruik aangerekend worden aan het vooraf afgesproken tarief van €0,60 per minuut, of wordt het abonnement in overleg aangepast. Er wordt nooit onmiddellijk geschorst zonder voorafgaande verwittiging.

Artikel 4. Beperking van aansprakelijkheid

De dienst steunt op infrastructuur van derden (telecomnetwerken, AI-modellen, internet). Tijdelijke onbeschikbaarheid, netwerkstoringen of verminderde prestaties kunnen voorkomen en vormen geen contractuele tekortkoming.

Gesprekken die door artificiële intelligentie worden gevoerd, kunnen fouten bevatten: een afspraak die verkeerd genoteerd wordt, informatie die onnauwkeurig wordt weergegeven of een oproep die niet volledig wordt afgehandeld. De klant erkent deze inherente eigenschap van de technologie. Vocalsy is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde omzet, verloren klanten of reputatieschade, die uit zulke fouten voortvloeit.

De totale aansprakelijkheid van Vocalsy is in alle gevallen beperkt tot directe schade en tot het bedrag van de abonnementsgelden die de klant betaalde in de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering.

De klant blijft verantwoordelijk voor het nazicht van kritieke informatie in de configuratie (prijzen, beschikbaarheden, doorschakeling van dringende oproepen) en meldt fouten zo snel mogelijk.

Niets in deze voorwaarden sluit de aansprakelijkheid uit voor opzet of zware fout.

Artikel 5. Inwerkperiode en garantie

De eerste 30 dagen gelden als inwerkperiode waarin de assistent op basis van echte gesprekken wordt bijgeschaafd. Occasionele onvolkomenheden horen in deze periode bij het proces.

Binnen deze eerste 30 dagen kan de klant opzeggen en de voor die periode betaalde abonnementsgelden terugkrijgen (niet tevreden, geld terug). Setupkosten voor reeds uitgevoerd werk worden enkel terugbetaald als de dienst nooit geactiveerd werd. Terugbetalingen vraagt u aan per e-mail, binnen de periode van 30 dagen.

Artikel 6. Betaling en duur

Het abonnement loopt per maand en is vooraf te betalen via doorlopende opdracht of factuur, met een betaaltermijn van 14 dagen.

Beide partijen kunnen maandelijks opzeggen, met kennisgeving uiterlijk tegen het einde van de lopende maand.

Vocalsy kan de prijzen aanpassen met een verwittiging van 30 dagen. De klant kan opzeggen vóór de nieuwe prijs ingaat.

Artikel 7. Gegevensverwerking en GDPR

Vocalsy verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Voor de gespreksgegevens van de bellers van de klant is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt Vocalsy op als verwerker. De standaard verwerkersovereenkomst (DPA) maakt integraal deel uit van de overeenkomst voor alle zakelijke klanten en wordt op eenvoudig verzoek bezorgd.

De gegevensverwerking gebeurt op beveiligde infrastructuur binnen de Europese Unie; subverwerkers zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten. Voor de categorieën van verwerkers, de bewaartermijnen en de rechten van betrokkenen (inzage, verbetering, verwijdering), en de manier waarop bellers die rechten kunnen uitoefenen, verwijzen wij naar ons privacybeleid.

De klant verbindt zich ertoe zijn eigen klanten passend te informeren over het gebruik van een telefoonassistent waar dat wettelijk vereist is, bijvoorbeeld via een vermelding in zijn eigen privacybeleid. Vocalsy stelt hiervoor op verzoek een modeltekst ter beschikking.

Artikel 8. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. Partijen verbinden zich ertoe geschillen eerst te goeder trouw onderling op te lossen. Slaagt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd, waaronder de Ondernemingsrechtbank te Brussel voor geschillen tussen ondernemingen.